Miten lähetän ison tiedoston, kun sähköposti ei niele liitettä?

Tarjous, video tai zip-paketti pitäisi saada asiakkaalle, mutta sähköposti palauttaa: liite on liian suuri. Gmail ja Outlook sietävät yleensä muutaman kymmenen megatavun tiedostoja. Sen yli ei kannata pakottaa – jaetaan linkillä.

Älä lataa tiedostoa ensi sattumalta “ilmaiseen tiedostojenjakoon”, jonka osoitetta et tunne. Toiminimelle ja pienelle firmalle riittää usein se pilvi, joka sinulla jo on.

1. Laita tiedosto pilveen, älä liitteeksi

Jos käytät Microsoft 365:tä tai Windows-tiliä, avaa OneDrive. Google-tilillä käytä Google Drivea. Vedä tiedosto kansioon.

2. Jaa linkki, älä “kaikille avoin koko Drive”

Valitse tiedosto → Jaa. Anna vastaanottajan sähköposti tai luo linkki. Valitse mieluummin katseluoikeus kuin muokkaus, jos asiakkaan ei tarvitse editoida. Älä jätä kansiota “kuka tahansa linkin saanut saa muokata”, jos sisällä on muutakin.

3. Kirjoita viestiin, mitä linkki on

Laita sähköpostiin lyhyt saate: mikä tiedosto, miksi se on linkkinä, ja milloin linkki vanhenee jos asetit ajan. Monet eivät avaa outoja osoitteita ilman selitystä – ihan syystä.

4. Mitä ei kannata tehdä

Älä lähetä salasanalla suojattuja zippejä, joiden salasana on samassa viestissä. Älä jaa koko työkansiota, jos tarvitaan vain yksi PDF.

---

Vieläkö tökkii?

Jos asiakkaalle pitää jakaa isompi aineisto turvallisesti, käytössä on SharePoint tai et ole varma, kuka näkee linkin, ota yhteyttä. Katsotaan yhdessä järkevä tapa – ilman että tarjous leviää väärään osoitteeseen.